Existe una gran diferencia sobre cómo organizan sus archivos las diferentes empresas. Algunas nunca encuentran nada, o si lo consiguen es después de un gran esfuerzo. Otras, sin embargo, localizan al instante un documento que alguien les ha solicitado aunque ese documento sea de varios años atrás.
¿Dónde está la diferencia?
Está en la forma en que unos y otros han organizado el archivo de sus documentos. Se trata, en resumen, de un problema de método.
En las empresas pequeñas, lo primero es ordenar y saber dónde hay que dejar la documentación que llega a la empresa.
A veces ocurre que los papeles están repartidos entre el bolsillo del empresario, la guantera del coche, el asiento de detrás, la mesilla de noche, los cajones de la mesa del gerente (o del dueño), sobre las mesas y en un sin fin de lugares de difícil descripción.
Así pues, es necesario habilitar un lugar donde depositar todos los documentos que llegan. Si la empresa no es muy grande una sencilla caja de cartón es suficiente. La idea es que no se pierda ninguno y que estén todos juntos y localizables para ser contabilizados, tramitados o archivados.
Si alguien quiere llevarse algún documento, es aconsejable entregar una fotocopia. Si necesita el original, se echa dentro de la caja la fotocopia junto con una hoja dónde conste la persona, fecha y motivo por el cual se ha llevado el original. Dicha hoja debe estar firmada por la persona que se lo ha llevado.
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